発展のない会議は不要！ 人の時間は有効に使いましょう
週末にこんな話題をするのもなんですが、今回は打ち合わせについてです。
大半の方はめんどくさい、時間の無駄、説教の時間、と嫌なイメージしかないと思います。ただ、計画的・効率的に行えばすごく生産性のいい話し合いの場になります。
私の会社では上司がよく打ち合わせをしようといいます。
「何」についての打ち合わせか位はいいますが、具体的にどんな事を話し合うとか、
打ち合わせに対してどんな準備が必要かは一切説明がありません。
当然打ち合わの時にもアジェンダもなければ打ち合わせで何を決定したいかもわかりません。結果、ただの話し合いの場だけになり生産性のない打ち合わせで終了します。
こんな打ち合わせを毎回行い、自分だけでなく打ち合わせに参加したすべての人の時間まで犠牲にされます。
頭の回転がすこぶる速い方や記憶力がある方ならいいのですが、大半の人はそうでないので思い付きや感情で話をされても「いい」打ち合わせになるはずがありません。
サッカーの本田圭佑も言っていましたが、何事にも「いい」準備が必要です。
打ち合わせをするのなら、当然参加する人にも意見を求めるはずなので打ち合わせまでにどんな事を準備してほしいかを提示しておいたほうがいいです。
一方的な説明だけの打ち合わせならまだしも相手に意見を求めるのなら、相手にもそれなりの準備をさせるのが礼儀です。いきなり意見を求められても困りますよね。
また、打ち合わせで話したい内容、決めたい内容があるはずなのでアジェンダは絶対用意しておいた方がいいです。付け加えるなら時間配分まで抑えておいた方がいいです。ダラダラと長時間打ち合わせをしても、みんな疲れるだけだしいい意見も出ません。
なによりも参加者全員の時間を考えるとかなりの損失です。
物品や経費に対しての節約はうるさいのに、こういった人件費の無駄遣いに対しては緩い会社が多いです。はっきり言って人件費が一番高いです。特に打ち合わせをする対象が課長、部長クラスならなおさらです。
あと、チーム内で進捗会を行う時などで上司が部下に対してただダメ出しやプレッシャーを与える会ならば改めた方がいいです。ただの苦痛な会議になるのでだれも思い切った意見を言いません。無言の会議で終わってしまいます。
せっかくの会議なので、相手との「会話」が重要です。一方的な会議ならメールで十分です。私が打ち合わせをする場合は常にこの点を気を付けて行うようにしています。
では週末もしくは週明けに打ち合わせのある方、上司がどんな打ち合わせをするのか期待しましょう。
